Я всегда загонялся, чтобы у нас внутри компании все было структурировано, упорядочено, чтобы в любой момент любой сотрудник мог обратиться к какой-то информации и точно знал, где она находится. Поэтому мне интересно, как устроены рабочие процессы в других IT-компаниях и что я могу перенять для себя, как руководитель.
Как оказалось, не мне одному. Несколько раз на встречах клиенты спрашивали, как мы организовываем работу, и хотели у себя сделать так же. А, порой, даже просили настроить. Но это не наша деятельность. Тем не менее, решил написать пост со всей информацией, может, кому-то будет полезно.
Список сервисов
В основе всего лежит Google Workspace. На каждого сотрудника мы заводим корпоративный google-аккаунт. Это и его рабочая почта, и доступ ко всем другим сервисам. Таким образом, у нас все аккаунты в одном месте. И, например, при уходе человека из команды можно просто заблокировать его аккаунт в google и одним кликом закрыть доступ ко всем остальным сервисам. Это очень удобно.
Мы сейчас идем к тому, чтобы даже в админках клиентов авторизоваться через свой рабочий Google-аккаунт, таким образом, вообще отпадет надобность в паролях, их хранении, смене при увольнениях или с целью безопасности.
Всех своих сотрудников мы сегментируем в группы, например, “разработчики”, “менеджеры” и т.п. Это удобно, если вы хотите настроить доступ какой-то папке на Google Drive только менеджерам, не перечисляя всех поименно, или отправить письмо всем дизайнерам.
Кстати, для обмена файлами мы используем только Google Drive, там тоже выработана своя иерархия. В папке, где мы храним все по проекту, везде одинаковая структура: материалы, документы, презентации. На основе групп разграничены доступы к проектам. Например, к документам есть только у менеджеры. К финансовым данным – только участники группы “Руководство компании”.
Еще из гугловских сервисов мы активно используем Google Calendar, где обязательно броним все встречи и переговоры. Календари между собой мы шарим, чтобы любой мог подобрать свободный слот времени, когда все участники будут доступны.
Документы и таблички создаем и ведем только в Google Docs и там же редактируем и обсуждаем их.
Стоимость пользования всем этим: 6$/человека в месяц
Slack. Все коммуникации только через него. И далеко не только у нас. Но, например, Никита Михеенко из Nimax рассказывает, почему они принципиально используют бесплатную версию. Мы же остановились на платной. И вот почему:
- очень удобны гостевые аккаунты, когда надо привлечь удаленного человека в команду и требуется, чтобы все коммуникации остались у нас.
- общие каналы. Удобно, если есть коммуникации с другой командой, которая тоже использует slack. Вы можете сделать общий канал, но каждый останется в своем рабочем пространстве в таком случае.
- поиск по всей истории сообщений, хранение истории обмена файлами. На работу это редко влияет, так как все в таск трекере или Google Drive, но иногда весело вспоминать старую годовалую шутку)
- используем много интеграций, а в бесплатной версии их лимитированное количество.
Есть чаты про проекты, есть общие про разработку, дизайн, есть кружок по интересам, типа футбола.
Активно используем интеграции и ботов в slack. Например, создаем встречи в Google Calendar прямо из Slack, а боты сразу приглашают всех на встречу из канала проекта.
Классный бот Google Docs, который присылает комментарии из документов, и позволяет отвечать на них прямо из Slack. А еще разные боты типа “День рождения”, “коммиты”, “мерж реквесты” в github.
Ну и плюс автоматизация внутренних процессов. Например, есть чат, куда приходят уведомления по статусам платежей, благодаря которому менеджеры знают, что его клиент по его счету оплатил.
Цена всего этого: 8$/человека в месяц
В качестве менеджера задач у нас старый redmine, сильно затюненый под нас.
У нас есть плагины, которые мы сами для себя писали, но и много купленных.
Так у нас куплены все плагины от https://www.redmineup.com/pages/pricing, дождались скидки в 40% и купили все за 600$, включая обновления в течение года, но по его прошествию не обновляли, так как совсем минорные обновления выходят. Да, кстати, ребята из России, думаю, можете даже просить лично у них скидку, нам, например, шли на уступки. Также у нас есть тема от них, выбираете на https://www.redmineup.com/pages/themes
Еще есть некоторые плагины от ребят из http://rmplus.pro
Цена: единоразовый платеж без абонплаты.
Пароли к проектам храним в каждом проекте в redmine, но нас это не устраивает. Вот, что решили:
В админках сайта сделаем авторизацию через Google-аккаунт, а на серверах – только через ssh-ключи. Плюс построим решение, которое при авторизации также будет валидировать через Google-аккаунт. Для остальных сервисов придем к какому-то парольнику Open Source и поставим его к себе на сервер.
На DigitalOсean крутятся все наши внутренние проекты, сервисы, тестовые площадки. Арендуем около 5 серверов, вроде 2 как тестовые среды, один для gitlab, один для redmine.
В месяц около 260$ выходит.
Для работы с кодом и CI/CD процессам мы используем Gitlab self-hosted, но переезжаем на github после того, как групповые аккаунты у них стали бесплатными.
У нас организован автоматический деплой проектов на базе docker и kubernetes. Разработчик просто пушит код и все само разворачивается, даже новые ветки автоматически деплоятся. И одной кнопкой любую версию можем отправить на продакшн. Весь процесс полностью автоматизирован и это ппц как удобно. Про техническую сторону расскажу потом отдельно.
Сервис для управленческого учета мы долго выбирали, смотрели в сторону https://planfact.io. Но в итоге за 2-3 недели написали свою систему, которая интегрирована с наши редмайном и в ней сосредоточены все управленческие процессы:
- рейты сотрудников
- расчет рентабельности проекта в разных разрезах
- учет договоров, актов
- учет корреспонденции, которую нам не вернули клиенты
- автоматические формирование актов, счетов прямо в Google Docs на основе шаблонов, чтобы потом можно было подкорректировать
- платежи и платежный календарь, планирование
Каждый менеджер видит только свою команду и свои проекты. Руководство видит все в сумме.
Внутренний хендбук и базу знаний компании мы долго думали, где хранить. Notion – очень дорого для базы знаний, другие тормозят или не такие гибкие.
В итоге остановились на https://www.getoutline.com. Бесплатно, если ставить на свой сервер. В итоге очень довольны. Быстрый, близок к Notion (хоть слабее по работе с данными, но для текста – супер). Есть возможность разделять уровни доступа, публиковать инструкции в интернете.
С клиентами коммуникации ведем в телеграмме, где продуман четкий нейминг групп, чтобы никто не путался, вроде “Клиент Компания <> Веб Секрет” и логотип клиента на аватарку.
Для внутреннего менеджмента и планирования оперативных дел используем Todoist.
Там тоже группы, где, например, составляем список, что купить в офис, список оплат бухгалтеру. Когда задача выполнена, приходит уведомление. Лично я все свои дела там веду и четко структуриро по папкам, дням. Очень рекомендую присмотреться к этому органайзеру.
Используем бесплатную версию.
